Fortsättning från föregående bloggpost

Tips till upphandlare (och andra inom statliga och kommunala verksamheter som är inblandade i upphandlingsförfaranden):

• Är ni osäkra på vad ni behöver? Ta hjälp av någon som behärskar området för att reda ut det först.
• Halvera antalet sidor i förfrågningsunderlaget (Ja, det går och det finns goda exempel på det)
• Skriv klart och tydligt! Strunta i meningslösa utfyllnadsord.
• Ta reda på fackord, begrepp och genrer. Det är oproffsigt att benämna byråer som ”lillbyrå” och ”storbyrå”, när man egentligen menar ”byrå med strategisk kompetens” och ”produktionsinriktad byrå”.
• Skriv det ni menar. Formgivning av en logotyp är inte samma sak som en varumärkesplattform.
• Ta reda på branschpraxis och undvik upphandlingsförfarande som strider mot den. Att förutsätta att anbudslämnare ska arbeta gratis (förslag på texter, skisser, kommunikationsstrategier etc) är oseriöst.
• Uppmuntra inte dåliga arbetsförhållanden genom att premiera anbud med orimligt låga priser. Kanske borde det till exempel vara ett krav att leverantören har ordentligt försäkrad personal etc?
• Ha koll på synonymer och förståelse för sammanhang. Diskvalificera inte anbudsgivare på grund av missförstånd/okunskap. Till exempel kan varumärkesutveckling omfatta intern kommunikation, det måste inte handla om externt kampanjarbete. Utvecklingsarbeten kan innebära att styra och leda, med hjälp av strategiska kommunikationsinsatser.
• Försäkra er om att rätt byrå hamnar på rätt plats. Är det en reklambyrå eller PR-byrå ni behöver? En strategisk eller produktionsinriktad? Känner ni till skillnaderna?
• Ta hjälp av någon som behärskar området, inte minst när det är dags att slutligt välja leverantör.
• Slösa inte med byråers tid och engagemang i onödan. Riggade upphandlingar är oschysst.

Tips till anbudslämnare (kommunikationsbyrå, PR-byrå, webbyrå, reklambyrå):

• Lämna anbud på uppdrag ni faktiskt vill ha och klarar av. Det blir tråkigt för alla inblandade att vara ”byrån på fel plats”. Och slutresultatet blir dåligt.
•  Lova sådant ni kan hålla. Och håll det ni lovar.
• Att prisa in sig blir jobbigt i längden, både ekonomiskt och motivationsmässigt. Det är inte roligt att jobba fram snabba, fula saker. Och det blir inga givande lösningar för kunden.
• Arbeta inte gratis, sälla er till Komms pitchrekommendationer.
• Dumpa inte priser och mixtra inte med antalet faktiskt arbetade timmar. Alla förlorar på det, inte minst hela branschen. Dessutom får upphandlarna och uppdragsgivarna en skev bild av faktiskt kostnad och tidsåtgång. Med utbildad och ordentligt försäkrad personal är det exempelvis orimligt med timdebiteringar på 550 kr…

Ett bra slutresultat bygger på ett gott samarbete. Goda samarbeten bygger på ömsesidigt förtroende. Detta förtroende inleds redan i den första kontakten.

Så mycket, och lite till, har jag (Lena) lärt mig de senaste femton åren av informations- och kommunikationsarbeten, inte minst inom offentlig sektor. Jag är övertygad om att alla inblandade skulle vinna på ett mer kvalificerat upphandlingsförfarande inom kommunikationsbranschen.

Foto: Bildarkiv, Kreafon