Som en fortsättning på vår utbildning om sociala medier och offentliga verksamheter – nu börjar det röra på sig vad gäller riktlinjer:

”Katrineholms kommunchef Mattias Jansson presenterar ikväll riktlinjer för hur sociala medier ska hanteras. Han har tröttnat på att vänta på SKL” skrev Dagens Samhälle igår.

Bakgrund: Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, förväntas lägga fram ett förslag för riktlinjer. Även Datainspektionen, DI, håller på att titta på frågan ur ett personuppgiftsperspektiv och e-delegationen har en pågående utredning. Till dess att dessa arbeten är klara är det egentligen svårt att säga exakt vad som gäller, men nu har Katrineholm tagit saken i egna händer och tagit fram egna riktlinjer.

Riktlinjerna presenteras ovan och finns på slideshare. Det finns säkert en hel del för andra kommuner, myndigheter och förvaltningar att inspireras av. Förmodligen kan det nog även väcka ytterligare frågor som bör diskuteras internt och på övergripande nivå. Här är några:

En nyckelfråga som är särskilt viktig i offentliga verksamheter jämfört med yrkesverksamma personer i det privata näringslivet är just den som handlar om den yrkesverksamma personen. När är en person kommuntjänsteman och när är han/hon privatperson?

Exempel 1: Kalle Andersson, kommuntjänsteman (på stadsbyggnadskontoret till exempel), går in och lägger en kommentar i en pågående diskussion (som handlar om fuskbyggen i allmänhet) på Facebook. Gör han detta i egenskap av kommuntjänsteman eller som privatperson? Spelar det någon roll (för vem och varför?) och hur förmedlar man i så fall detta? Är det överhuvudtaget lämpligt att Kalle skriver en kommentar i ett sådant sammanhang?

Exempel 2: Kalle Andersson kallar sig för tydlighets skull ”kommuntjänsteman Kalle Andersson” och har ett twitterkonto. Är det rimligt att Kalle använder kontot även efter normal arbetstid eller bör han använda ett annat twitterkonto då? Varför/varför inte? Vem avgör hur Kalle bör agera?

Sociala medier är sannerligen på tapeten och ett särskilt hett ämne verkar vara sociala medier i jobbsammanhang.

I lågkonjunktur ökar företags bakgrundskontroll vid rekrytering och Dagens Industri berättar att allt fler arbetsgivare tar sociala medier till hjälp för att kolla läget innan eventuell anställning.

Att stänga eller inte stänga Facebook på arbetsplatsen är en omdiskuterad fråga och en färsk undersökning konstaterar att många företag idag saknar en policy för sociala medier. Hur är det på ert företag? Har ni en policy?

Läs mer: Om sociala medier, juridik och interna riktlinjer, t.ex bloggpolicy – Kapitel 11 och 12 i boken Marknadsföring och kommunikation i sociala medier. Göteborgs-Posten: Få har policy för sociala medier. Illustration: Bildarkiv, Kreafon reklambyrå

På utbildningsdagen, sociala medier för informationsstrateger i offentlig sektor, pratade vi mycket om diarieföring, yttrandefrihet, lojalitet och mycket annat. Får en anställd skriva vad som helst (om sin arbetsgivare) i till exempelvis en blogg eller på Facebook?

Nja. (Anställda i det privata näringslivet omfattas av så kallad lojalitetsplikt gentemot sin arbetsgivare. För offentligt anställda är yttrandefriheten överordnad kraven på lojalitet med arbetsgivaren, men begreppet ”lojalitet” finns ändå med på ett hörn.) Nu har Dagens samhälle publicerat en läsvärd artikel med anledning av att SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) ger ut en ny vägledning om yttrandefrihet och lojalitet.

Ur artikeln:
”Yttrandefriheten gäller oavsett vilken kanal anställda använder för att föra fram kritik. Samma regler gäller för kritiska insändare i lokaltidningen som för bloggar och Facebook enligt Sophie Thörne, arbetsrättschef på Sveriges Kommuner och Landsting.”

Är det verkligen så..? Personuppgiftslagen (som gäller på bloggar*, men inte i tryckta medier) begränsar ju vissa saker, så riktigt samma regler kan det väl inte vara? Även om man är offentligt anställd måste man väl ta hänsyn till Personuppgiftslagen? Intressant.

*förutsatt att sajten inte har ett så kallat utgivningsbevis.

Den 16 april håller Kreafon utbildningen Sociala medier & offentlig verksamhet. Den är i första hand inriktad på kommunikation, inte juridik, och lämplig för informatörer, kommunikatörer och andra som vill inspireras, se goda exempel och lära mera. Välkommen!

Foto: Kreafon reklambyrå

När det pratas kommunikation och marknadsföring i sociala medier handlar det ofta om vikten av en välformulerad strategi, att en policy kan vara bra och att arbetet med sociala medier måste utgå från ledningsgruppen, inte hamna på enbart it-avdelningen eller så. Det stämmer.

Om man nu ska formulera en strategi för sociala medier* är det en bra början. Men det är bara början.

Är man intresserad av affärsnytta och vill se faktiska resultat så finns det förmodligen något ännu viktigare än själva strategin – nämligen implementeringen av den. Det faktiska, praktiska och, inte minst, sociala arbetet. Det svåra. Och det intressanta.

Då behöver man ta steget från organisationsnivå till personnivå. Kampanjliknande aktiviteter kan förstås diskuteras på övergripande nivå, men vill man ”tänka sociala medier på riktigt” räcker oftast inte det. Då behöver diskussionerna handla om hur ”Kalle på supporten” bemöter kunden på twitter, hur företaget vill profilera olika personer, på vilka sätt ”rekryterar-Lotta” kan använda LinkedIn, vilka aktiviteter som kan vara relevanta för ”säljar-Tommy”, hur man uttrycker sig och så vidare. (Eller också kan man som företag nöja sig med att stänga av dessa möjligheter för personalen, det är ju också en ”lösning”, även om den nog inte är att rekommendera…).

Företag är och kommer förmodligen i allt större utsträckning att vara beroende av hur väl medarbetarna för sig på den sociala webben. Social kompetens på den sociala webben, så att säga. Dessutom är det inte bara under arbetstid som medarbetarna kan påverka företagets varumärke.

I många fall kan det vara värdefullt med någon form av strategi kopplad till personnivå. Dessutom kan det behövas utbildning av medarbetarna. Det är viktigt att göra medarbetarna medvetna om hur viktigt hans eller hennes agerande är och det är inte självklart för alla hur man skriver och var man bör finnas.

Ett aktuellt exempel på hur ett snedsteg på personnivå kan påverka både andra kollegor och hela organisationen/varumärket är moderaternas pressekreterare som uttryckte sig lite oklart på Facebook, varpå både traditionella medier och en väldig massa bloggare skrev om saken.

Personnivån är viktig för företag och organisationer. Kanske viktigare än många förstår.

*En strategi behöver ju inte nödvändigtvis lyftas ut från övrig verksamhet utan istället vara en del av exempelvis en marknadsplan eller en strategi för all onlinekommunikation.

Läs mer: I boken Marknadsföring och kommunikation i sociala medier ges exempel på personlig användning av sociala medier. Illustration: Kreafon. Använd gärna bilden, men ange och länka till källan. Tack på förhand!

Oavsett om man som företag tänker ”vara med” i sociala medier eller inte, så kan det vara bra med en viss allmänbildning.

För det är ju som så, att oavsett om man som företag väljer att blogga, twittra eller vara på facebook så kan man inte riktigt välja om man ”vill vara med” eller inte. Saken är den att ni kan bli omtalade vare sig ni vill eller inte. Det kan, på sakliga eller osakliga grunder, skrivas sådant som kan skada ert varumärke och företag.

Den dag det händer bör man vara klar över åtminstone två saker:

1. Att det händer
2. Hur man vill bemöta det

Okunnighet kan ofta leda till ett ganska klumpigt bemötande. För ett företag kan det ligga nära till hands att ta jurister till hjälp. Det är ju så man brukar lösa problem. Att bemöta en bloggare genom att hota med juridiska åtgärder är dock sällan en särskilt smidig väg att gå. Det har hänt förr och nu har det hänt igen:

1. En bloggare skriver negativt om en mäklare.
2. Bloggaren blir sedan uppringd av branschorganisationens VD som hotar med en polisanmälan för förtal eller brott mot personuppgiftslagen om inte det första blogginlägget tas bort. Bloggaren tänker dock inte ta bort det han skrivit. (Värt att notera är att det tog ett halvår (!)  för mäklaren/branschorganisationen att reagera.)

Denna historia sprider sig nu som en löpeld genom bloggosfären, twitter och google. Förmodligen kommer både mäklare och branschorganisationen i dålig dager. Kanske kunde det hela ha sett annorlunda ut med ett annat beteende, både från allra första början och även sedan bloggposten skrivits.

Är ni beredda på en sådan här situation på ert företag? Hur hade ni bemött en irriterad bloggare?

Oavsett vem som har rätt eller fel, så visar den här händelsen tydligt på spridningseffekten i sociala medier och vilka följder det kan få. För att citera en kommentar rörande historien:

”Man slåss av VD:ns dåliga insikt om hur bloggosfären funkar! Dessutom upplever jag det lite som hyckleri att inte tåla offentlig kritik och ändå försöka tvätta bort eventuella stämplar från branschen!”

Alla ni företag där ute – ge era anställda en ordentlig allmänbildning i sociala medier. Gör en policy för hur ni kommunicerar online och hur ni bemöter eventuell kritik. Nyckelpersoner, och hela företagets organisation, borde dessutom utbildas i och förberedas inför kriskommunikation online.

Det är garanterat en klok investering för framtiden. Oavsett om företaget ”vill vara med” i sociala medier eller inte.

Läs mer: Exempel på när ett företag blir omtalat och sedan via en branschtidning bemöter bloggaren med ett juridiskt ombud.
Pingat på Intressant. Foto: Bildarkiv, Kreafon reklambyrå